Mais pourquoi mon projet n’avance pas ? (3/3) – Les Décisions

Pour continuer dans l’analyse des causes possibles après les points en suspens, et les actions voyons en conclusion les décisions !

La présentation de cet élément de processus sera très rapide, nous parlons ici tout simplement du fait de tracer de manière formelle les décisions prises dans le projet.

Par exemple on créera ici à nouveau une «log » organisée de cette manière :


L’objectif étant surtout dans un premier temps d’être en mesure de communiquer à tous les acteurs du projet les décisions prises au cours d’une réunion.

Évidemment cette formalisation sera aussi un garde fou quelque fois nécessaire dans des contextes ou le périmètre et les acteurs projets changent souvent, cela afin d’essayer de garder un cap cohérent.

Mais dans cette analyse des causes possibles d’un projet qui prend du retard au fil de l’eau, les décisions sont en fait l’élément clef au milieu des deux autres (Points en suspens, Actions).


Les processus :

- Gestion des points en suspens
- Gestion des décisions
- Gestion des actions

sont inséparables et doivent être mis en œuvre dans des cycles de réunion efficaces (Cycle de réunion opérationnelle, de pilotage,...).

Le chef de projet doit dès le début proposer ces cycles de réunions dans lequel il déroulera toujours la même logique :

1- Identification des points en suspens à résoudre et convocation des interlocuteurs
ayant les compétences pour le faire.
2- Conduite efficace de la réunion pour prise des décisions dans l’objectif concret de résoudre les points en suspens.
3- Formalisation dans la continuité des décisions des actions qui une fois mises en œuvre vont effectivement solutionner les points en suspens.

Avec quel moyen ?

L’idéal est de formaliser dans un modèle de document conduite de réunion ces trois éléments.

Le plan d’une réunion pourrait être :

1- Objet de la réunion : Liste des points en suspens à résoudre.
2- Pour chaque point en suspens : Liste des décisions prises.
3- Pour chaque point en suspens / Décisions : Liste des actions à réaliser.

Une réunion ou l’on ne prend pas de décisions et par conséquent où l’on ne lance pas d’actions est en fait une réunion d’information !

Pour conclure sur cette vision intégrée et dépendante des trois notions : Points en suspens, Décisions, Actions.

On commence à bien sentir que même si le tableur est satisfaisant pour un projet ponctuel il risque d’imposer des saisies en double dans les compte rendus.

Un outil de gestion de projet dans lequel on peut créer dynamiquement ses comptes rendus par simple «Drag and drop » des trois éléments cités vous apportera à la fois une grande maturité par le formalisme induit et une grande agilité par la rapidité d’échanges et d’adaptations.

(Les outils PM Views Lite et PM Views Advanced proposés par ma société Process Views répondent à ces exigences)