Mais pourquoi mon projet n’avance pas ? (2/3) – Les Actions

Pour continuer dans l’analyse des causes possibles après les points en suspens, les actions !

Qu’appelle t’on « actions » dans le cadre de la gestion de projets ?

En fait on va définir les actions surtout en les différenciant des tâches car il ne s’agit pas de gérer du travail administratif en double. Les tâches sont l’ensemble des activités nécessaires qui sont identifiées lors de l’établissement du planning de projet initial. Une tâche va produire un livrable (Document, rapport, composant informatique,…) du projet alors qu’une action est la réalisation d’une activité connexe ne produisant pas directement un livrable et n’étant pas connu à priori.

Autres caractéristiques des actions :
- Généralement le temps d’exécution de l’action est faible.
- Ces actions concernent aussi des acteurs de projet ne faisant pas partie de l’équipe de réalisation informatique.
- On ne suivra pas en détail les temps passés à la réalisation (contrairement aux tâches) mais on suivra un statut (En cours, annulé, Soldé,..).
- La réalisation de l’action est réellement nécessaire pour l’avancement du projet.

En fait réaliser ce suivi des actions c’est formaliser et centraliser une partie des actions qui se retrouvent dans les « ToDo List » des intervenants projet et quelquefois malheureusement sur des « post-it » collés sur un bord d’écran.

Qu’est ce que cette gestion m’apportera ?

Grâce à une gestion formelle on évitera de laisser trainer quelque chose qui semblait anodin jusqu’au point ou cela provoque un blocage( donc un surcoût).

Cela permet de concrétiser les décisions (que nous verrons dans la troisième partie de ce sujet) par des faits. En effet prenons par exemple le cas de la décision : « Nomination d’un correspondant utilisateur pour venir en renfort pour la phase de tests » qui pourrait être assortie de l’action envoyer mail de nomination avec en copie l’équipe projet.
Cela permettra si besoin, au travers du comité de pilotage de souligner les difficultés à faire avancer certains sujets et donc de mettre plus de pression.

Comment gérer ces actions ?

Comme les points en suspens, une « log » mise à jour chaque semaine sera nécessaire.
Maquette exemple des données présente dans la log :


Si on souhaite juger de l’efficacité de ce processus de gestion des actions on gérera aussi une ou plusieurs mesures.

Exemple de mesures possible :
- Nombre d’actions en retard
- Ration nombre d’actions en retard /nombre total d’actions

Moyens de gestion ?

Un tableur suffira dans le cas de projets ponctuels.
Sinon pour toute équipe ou organisation gérant de multiples projets sur une période importante il faut un outil (simple) avec sa base de données et la possibilité de faire des rappels par mail sur les actions en retard.
Un outil aura aussi l’avantage en s’intégrant avec le reste de la gestion de projet (Points en suspens,risques, livrables,..) de permettre de lier une action avec un autre élément du processus et d’améliorer la productivité de l’équipe projet.

Sur ce point finissons aussi par souligner l’importance et l’efficacité des contacts directs (vis-à-vis, téléphone) pour relancer sur la réalisation d’une action. L’idéal sur ce processus comme sur tous les autres est d’organiser en début de projet une séance pour présenter les outils « collaboratifs » qui seront utilisés, de cette manière un mail de rappel sera bien accepté.