Mais pourquoi mon projet n’avance pas ? (1/3) – Les Points en suspens

Vous avez une équipe formé et expérimenté, un client connaissant très bien son métier et sachant ce qu’il veut faire, vous gérez un planning rigoureusement ….. malgré tout chaque semaine vous constatez de légères dévires sur beaucoup de tâches et en les cumulant vous devez vous rendre à l’évidence vous allez devoir annoncer un sérieux décalage en charge et en délai.

Une des causes possibles est l’absence de gestion sérieuse des trois éléments clefs ci –dessous :
- Points en suspens
- Actions
- Décisions

Regardons dans cette première partie (1/3) les points en suspens.

Que sont les points en suspens ?

Ce sont principalement soit des questions sans réponse ou des décisions en attente. Dans les deux cas leur existence génère au quotidien des temps d’attentes voir des blocages complets dans le processus de production des livrables. Même si vous arrivez à gérer l’occupation des ressources sur d’autres tâches en attendant il va en résulter des coûts additionnels.

Remèdes en amont ?

Avant de regarder comment gérer ces points en suspens pour qu’il soit résolus au plus vite, il faut prendre conscience qu’au démarrage du projet un bon staffing du projet va déjà aider à limiter leur nombre.

D’une part il faut avec l’équipe de projet opérationnelle avoir une bonne connaissance de l’ensemble des domaines du périmètre projet. Cela évitera de générer des listes importantes de questions qui attendent la disponibilité d’un expert distant pour être traitées. Illustrons ce point avec le cas d’équipes Applications et Réseaux qui dépendent d’organisations différentes ayant chacune des priorités différentes.

D’autre part il faut veiller à avoir soit dans l’équipe opérationnelle soit dans le comité de pilotage projet l’autorité suffisante pour prendre toutes les décisions nécessaires. Cependant nous sommes souvent dans le cas (et ‘est une erreur !) où le staffing projet est déjà bouclé avant de nommer le chef de projet, dans ce cas si il identifie dans les premières semaines un problème de staffing il devra suive un risque lié.

Comment gérer ces points en suspens ?

Il faut avoir une « log » des ces points en suspens mise à jour chaque semaine avec présentation en comité de pilotage des points les plus critiques. Au delà de son rôle évident d’aide mémoire cette « log » aura un impact de communication important en comité lorsque l’on verra des points en « souffrance » depuis plusieurs semaines.

Maquette exemple des données présente dans la log :

Pour traiter complètement ce point il sera très judicieux de créer une ou plusieurs mesures pour juger de manière globale le bon déroulement de ce processus de gestion des points en suspens.
(Ces mesures pouvant appuyer le discours en comité lorsque qu’il y a une crise)
Deux mesures intéressantes :

- Temps moyen de traitement des points en suspens (Jours)
- Evolution dans le temps du nombre de points en suspens ouverts. (cf. graphe exemple ci-dessous).

Une variante pourra être de pondérer les points en suspens ouverts avec leur gravité (1 pour Faible ,2 pour moyenne, 3 pour haute).

Avec quel moyen ?

Dans le cas d’un projet ponctuel d’une organisation temporaire un tableur pourra suffire même si la génération des mesures en automatique risque de faire perdre un peu de temps.
Sinon pour toute équipe ou organisation gérant de multiples projets sur une période importante il faut un outil (simple) avec sa base de données et une catégorisation sérieuse,
cela apportera en plus :
- Une capitalisation sur les solutions apportées dans le passé pour résoudre plus vite les points en suspens.
- Un champ d’analyse des plus en plus pertinent pour lancer des actions d’améliorations ciblées (exemple Staffing type, formations, nomination experts consultables,.….)

Pour finir attention à ne pas être « extrémiste » ! Il ne faut que la « Log » des points en suspens devienne un annuaire de toutes les questions ou décisions que l’on se pose dans une journée, il faut l’utiliser pour ce qui n’est pas traité rapidement et qui pose un réel problème d’avancement. D’une manière générale gardons à l’esprit qu’un contact franc et direct entre les différents membres d’une équipe et la meilleure garantie du bon avancement.